Assistant de direction H/F

Ref : 2022/ILD/1586
Direction : Direction générale des interventions sanitaires et sociales/Enfance et famille
Service : Pôle ressources administratives enfance famille
Filière : Administratif
Cadre d'emplois : Rédacteur
Catégorie : B
Localisation : Direction générale des interventions sanitaires et sociales - 64, rue Anita Conti - 56000 VANNES
Groupe de fonction : B4
Date de clôture : 14/12/2022

Contexte :

Le Département pilote la politique départementale de protection de l’enfance et de protection maternelle et infantile pour assurer aux mineurs un développement serein, et accompagner les parents dans la prise en charge de leurs enfants.

Dans le cadre de ses missions le pôle ressources administratives enfance famille recherche un/une assistant/e de direction.

Rattachement organigramme et définition du poste : 
Rattaché/e au chef de pôle "ressources administratives enfance famille", vous assistez administrativement plusieurs cadres afin d’optimiser la gestion de leur activité : organisation, rédaction de documents administratifs et/ou d’information, accueil… Vous gérez également en autonomie des dossiers thématiques transversaux.

Dans l'exercice de vos fonctions, vous avez des relations quotidiennes avec les autres agents territoriaux, l'ensemble des services et directions du département.... Vous êtes également en contact régulier avec les partenaires, les établissements et services concernés (CAF, CPAM, Sauvegarde 56, hôpitaux....).

Votre quotidien :

Gestion des agendas, des rendez-vous, des réunions

Gestion et suivi des courriers, mails, demandes externes

Gestion de dossiers spécifiques à la direction

Activités complémentaires :
Rédaction de procédures
Réalisation de recherches documentaires
Classement / archivage
Remplacement de son collègue (binôme) assistant administratif en cas d’absence et polyvalence associée

Compétences et qualités requises :
Connaître les fondamentaux de l’environnement, des compétences et du fonctionnement de la fonction publique territoriale en général et de la DEF en particulier (missions, dispositifs, partenaires…)
Maîtriser les procédures, l’organisation interne et les circuits de décision de la collectivité
Maîtriser les règles d’orthographe, de grammaire, de syntaxe
Maîtriser les techniques de gestion administratives et de secrétariat
Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique, les règles de communication
Maîtriser les techniques de recherche d’information
Hiérarchiser les activités en fonction du temps disponible et de l’importance des dossiers
Rédiger de manière concise et pertinente
Gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe (travail en flux tendu)
Traiter et répondre à une demande en appliquant les réglementations et les procédures relatives à son sujet
Savoir rendre compte de son activité de manière pertinente
Communiquer, s’adapter aux différents interlocuteurs et prendre en compte leurs attentes
Utiliser les outils bureautiques (suite Office) et les logiciels liés à l’activité (Horus, i-parapheur, Solis)
Utiliser les tableaux de bord et les outils de planification et de suivi
Travailler en équipe et en réseau
Respecter les usages de discrétion, de confidentialité et du secret professionnel
Disposer de capacités de concentration
Faire preuve de solidarité au sein de l’équipe : repérer les charges et pallier les surcharges
S'adapter au changement d’environnement, de collègues, de méthodes de travail, d’activité, d’organisation de la direction, du pôle…
Être autonome
Avoir le sens du contact et la capacité à établir une relation de qualité avec tous types d’interlocuteurs
Être polyvalent

Conditions d’exercice du poste :
Travail en binôme avec l'autre assistante administrative
Travail en bureau, sur écran, au téléphone
Horaires réguliers
Rémunération traitement indiciaire + régime indemnitaire (RIFSEEP 380 € mensuel brut).

Vos atouts/Votre profil :

Vous disposez d'une expérience significative en gestion administrative tout en connaissant l'environnement de la DEF.
Doté(e) de qualités relationnelles reconnues, vous appréciez le travail en autonomie et savez prendre des initiatives.
Vous êtes à l'aise avec l'outil informatique et vous êtes adaptable, réactif(ve) et organisé(e).

Conditions pour postuler :
Vous êtes fonctionnaire de catégorie B ou  lauréat(e) de concours d’un grade correspondant au niveau d’emploi.

Votre candidature en ligne, à l'attention du Président du Conseil départemental, devra comporter obligatoirement un CV et une lettre de motivation et la copie de votre arrêté pour les agents titulaires.

Recrutement par application de la loi relative aux personnes en situation de handicap (bénéficiaires de l'obligation d'emploi). Collectivité investie dans l'accompagnement des collaborateurs reconnus travailleurs handicapés.

Renseignements complémentaires auprès de Mme LE MAITRE, chef de pôle ressources administratives enfance famille (tél : 02.97.54.57.63.).

Sous réserve de modifications, les entretiens se dérouleront le 5/01/2023 à la DGISS - Rue Anita Conti.

 

Postuler
Ce site web utilise des cookies pour la réalisation des statistiques de visites. Ils nous permettent également d'assurer un bon fonctionnement de nos services. En poursuivant votre navigation, vous acceptez l'utilisation de ces cookies.
Pour plus d'informations, Lire la politique des cookies >>.